Elektronischer Datenaustausch

Als Einkaufsbelege bezeichnen wir elektronische Dokumente wie beispielsweise Kontrakte, Bestellungen, Kontraktabrufe und Anfragen, die wir Ihnen als Lieferanten im Rahmen unserer Be-schaffung von Materialien und Dienstleistungen senden. Diese Dokumente übermitteln wir grundsätzlich per E-Mail mit PDF-Anhang an die von Ihnen im Lieferantenmanagementsystem gepflegten Belegempfänger. Für Lieferanten mit einem hohen Belegaufkommen haben wir die Möglichkeit Bestellungen, Bestelländerungen, Kontraktabrufe und Kontraktabrufänderungen per Electronic Data Interchange (EDI) zu übermitteln. Hierzu sind wir an der GS1 Upstream Initiative zur Standardisierung und Vereinfachung der EDI-Belegtypen in der Beschaffung beteiligt. Die Details hierzu finden Sie hier:

Zu unseren Kontrakten, Bestellungen und Kontraktabrufen können Sie uns elektronisch Ihre Auftragsbestätigungen senden und damit sowohl den Erhalt der Dokumente als auch deren Inhalte bestätigen. Falls wir eine Auftragsbestätigung zu unseren Einkaufsbelegen von unseren Lieferanten erwarten, weisen wir in unseren Einkaufsbelegen darauf hin.

Unsere Lieferanten können uns Auftragsbestätigungen per E-Mail an die in den Einkaufsbelegen genannte Storck-E-Mail-Adresse senden.

Für Lieferanten mit einem hohen Belegaufkommen haben wir die Möglichkeit Bestellbestätigungen und Kontraktabrufbestätigungen per Electronic Data Interchange (EDI) zu empfangen. Hierzu sind wir an der GS1 Upstream Initiative zur Standardisierung und Vereinfachung der EDI-Belegtypen in der Beschaffung beteiligt. Die Details hierzu finden Sie hier:

Aktuell können wir keine elektronischen Lieferavise (DESADV) zu unseren Bestellungen und Kontraktabrufen empfangen und verarbeiten. Daher erwarten wir nicht, dass Lieferanten Lieferavise an uns senden.

Rechnungen können von uns derzeit über die folgenden Belegtypen bzw. Empfangswege von Ihnen entgegengenommen werden. Bitte beachten Sie, dass die Reihenfolge unserer favorisierten Belegtypen absteigend widergespiegelt wird und einige dieser Belegtypen zukünftig voraussichtlich entfallen.

Bitte haben Sie Verständnis, dass Storck keine Lieferantenportale nutzt, um dort Rechnungen / Mahnungen herunterzuladen, Reklamationen einzutragen und diverse weitere Dokumente aus-zutauschen.

Bitte vermerken Sie auf Ihrer Rechnung die Bestellnummer. Liegt Ihnen keine Bestellnummer vor, muss die Kostenstelle und/oder der Ansprechpartner auf der Rechnung aufgeführt werden. Liegen Ihnen keine Informationen vor, wenden Sie sich bitte direkt an den Besteller. Ohne Bestellnummer oder Kostenstelle/Ansprechpartner kann Ihre Rechnung im Regelfall nicht verarbeitet werden und es folgen unnötige Eskalationsschritte für Sie und uns.

Wichtige Informationen einer Rechnung müssen auf der Rechnung vermerkt werden, da Details in einer E-Mail (E-Mail-Betreff und Text) nicht berücksichtigt werden können. In der Rechnungsverarbeitung kann ausschließlich das übermittelte Rechnungsdokument berücksichtigt werden. Insbesondere Angaben zu Bestellnummer, Kostenstelle und Storck-Ansprechpartner müssen zwingend direkt auf der Rechnung erfolgen.

Eine elektronische Rechnung liegt vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht wird (§ 14 Absatz 1 Satz 8 UStG). Siehe dazu auch Bundesfinanzministerium - Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025

Weitere Informationen zu der Elektronischen Rechnung finden Sie in unserem Leitfaden hier. Sollten Sie Fragen zu Ihrer Elektronischen Rechnung haben, können Sie sich gerne an einvoice-support@storck.com wenden.

Mahnungen (überfällige Rechnungen) und Skontonachforderungen (unberechtigter Skontoabzug seitens Storck) sollten ausschließlich als PDF- oder TIF-Datei an dunning@storck.com geschickt werden, damit diese automatisiert verarbeitet und beantwortet werden können. Aufstellungen z.B. als Excel-Datei werden nicht verarbeitet und können entsprechend unnötige weitere Eskalationen für Sie und uns zur Folge haben.

Sie erhalten grundsätzlich eine Rückmeldung per E-Mail an die Absenderadresse der Mahnung oder Skontonachforderung. Bitte schicken Sie daher keine Mahnungen oder Skontonachforderungen von “No Reply”-E-Mail-Adressen.

Liegt uns Ihre Rechnung nicht vor, werden Sie gebeten diese einzureichen. Wurde Ihre Rechnung gekürzt, finden Sie im Anhang die entsprechende Kürzung und den Ansprechpartner. Wurde Ihre Rechnung noch nicht freigegeben, erhalten Sie die Kontaktdaten des Mitarbeiters, der die Rechnung momentan in der Prüfung hat. Wurde Ihre Rechnung zwischenzeitlich bezahlt, erhalten Sie eine entsprechende Rückmeldung. Bei einer Skontonachforderung wird Ihnen mittgeteilt, dass der Fall geprüft wird.

Sobald mehr als drei Belege ausgeglichen wurden, wird ein Avis erstellt. Wurden maximal zwei Rechnungen ausgeglichen, finden Sie die Informationen auf dem Kontoauszug. Liegt uns Ihre E-Mail-Adresse vor, erhalten Sie das Avis elektronisch. Bitte teilen Sie uns dafür im Lieferantenmanagementsystem entsprechende Belegempfänger mit, an die die Zahlungsavise versendet werden können. Ansonsten wird das Avis per Post an Sie versendet.

Bei einer Teil- oder Vollkürzung handelt es sich um einen Geschäftsvorgang, bei dem eine fehlerhafte Rechnung korrigiert oder vollständig storniert wird (z. B. falscher Preis, falsche Menge, Ware nicht erhalten, Ware nicht bestellt etc). Sie erhalten von Storck einen entsprechenden Kürzungsbeleg, der Ihnen an eine hinterlegte E-Mail-Adresse oder alternativ per Post zugesandt wird. Auf der Kürzung ist der Kürzungsgrund und der Ansprechpartner vermerkt.

Bitte senden Sie uns in diesen Fällen keine Gutschrift zu, da wir mit der Kürzung den Vorgang bei uns abgeschlossen haben.

Falls unsere bestehenden Lieferanten die Einrichtung einer EDI-Kommunikation mit Storck wünschen, sind zunächst die Ihnen bekannten Ansprechpartner zu kontaktieren. Diese werden Ihre Anfrage an die zuständigen Personen zur Prüfung weiterleiten und anschließend wieder auf Sie zukommen.

Für die EDI-Kommunikation bevorzugen wir das Protokoll AS2 (Applicability Statement 2) für die sichere und zuverlässige Übertragung von Nachrichten über das Internet. Das AS2-Zertifikat von Storck finden Sie hier als Download.